O PDCA ou Ciclo de Deming é uma metodologia de gerenciamento que tem como objetivo a melhoria de processos de forma constante. Esse ciclo se baseia em quatro etapas: planear (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).
Quer entender melhor sobre as etapas desse ciclo e como ele pode ser aplicado ao seu negócio? Continue a leitura!
O que é o ciclo PDCA?
PDCA é uma sigla em inglês para Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act/Adjust (agir ou ajustar).
O conceito de PDCA, portanto, está ligado a um processo de melhoria contínua, que deve ser aplicado nessas quatro etapas, que são executadas de forma cíclica, com o objetivo de acelerar e aprimorar a qualidade de produtos ou processos.
O ciclo PDCA é uma ferramenta?
Também chamado de ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart, o PDCA é uma metodologia que pode ser aplicada em qualquer processo empresarial (ou até mesmo na vida pessoal) que precise de um aprimoramento constante.
O método PDCA foi desenvolvido nos anos 20 e ganhou mais visibilidade nos anos 50, quando o pai da gestão de qualidade, William Edwards Deming, implantou a lógica de planear, executar, analisar e corrigir um grande projeto: a reconstrução da infraestrutura industrial japonesa, após a Segunda Guerra Mundial.
Por que é conhecido como um ciclo?
Um sistema linear reconhece o último passo como finalizado e não é essa a lógica do PDCA. Um ciclo de melhoria contínua, como propõe, é baseado na repetição e nas tentativas sucessivas de optimização dos processos.
O trabalho de PDCA é recorrente, ou seja, durante todo o processo é preciso planear, executar, medir os resultados, analisá-los, encontrar melhorias, colocá-las em prática para, em seguida, começar um novo ciclo.
Como surgiu o PDCA?
O que conhecemos hoje como Ciclo PDCA começou a ser desenvolvido nos anos 1920. Na época, o engenheiro Walter Shewhart criou o Controle Estatístico de Processos (CEP), uma ferramenta de qualidade para prevenir e detectar defeitos.
Em 1950 esse tipo de controle ficou mais popular. O professor e matemático estadunidense William Deming, considerado um mestre na gestão da qualidade, aprimorou o CEP.
Por isso, o PDCA também é chamado de Metodologia Shewhart ou Metodologia Deming, em homenagem aos seus idealizadores.
A metodologia PDCA era aplicada, inicialmente, na administração da qualidade, mas logo foi expandida. Hoje, é usado para a melhoria contínua de uma série de processos organizados, promovendo a melhoria contínua em empresas de todos os segmentos.
Quais são as etapas do ciclo PDCA?
Mas como fazer um PDCA passo a passo? O ciclo PDCA inclui as seguintes etapas sequenciais, que devem ser executadas sem que nenhuma fase seja ignorada:
P: plan ou planear
O primeiro passo quando se deseja optimizar um processo, melhorar uma entrega ou um produto é planear. É preciso que os objetivos estratégicos da empresa, bem como as expectativas do cliente, estejam alinhados para cumprimento dos passos seguintes.
- Inicialmente, é preciso fazer um diagnóstico para identificar os problemas existentes, definir as prioridades do que precisa ser melhorado ou até detectar novas oportunidades.
- Com o objetivo estipulado, deve-se destrinchá-lo em metas possíveis e tangíveis. Aqui é importante fazer um levantamento de dados e informações para que se possa determinar o escopo de trabalho.
- Com a equipe reunida, é hora de colocar o planeamento no papel: crie um plano de ação com atividades a serem desempenhadas para que as metas sejam cumpridas; defina prazos e um cronograma de realização e nomeie responsáveis.
- Defina também indicadores-chave de desempenho (KPIs) que são métricas a serem analisadas nas etapas seguintes.
D: do ou fazer
Agora é o momento de colocar o planeamento em prática. Para que a equipe possa executar o que está descrito no plano, é importante que se faça um treinamento específico.
Durante a execução, procure também recolher dados para que seja possível monitorar o processo e mensurar os resultados. Registe-os independentemente se forem positivos ou negativos.
C: check ou checar
Agora, analise os resultados. É importante aqui ter parâmetros objetivos e quantitativos, para que se possa de facto verificar a melhoria do processo, do padrão de qualidade e compará-los com ciclos anteriores.
É nessa etapa que poderá identificar problemas ou falhas no processo, que poderão ser ajustadas posteriormente.
A: act ou agir
A letra “A” da sigla PDCA também pode significar adjust ou “ajustar” e consiste nas ações a serem implementadas para corrigir as falhas detectadas no passo anterior. Neste momento, é possível apontar soluções para os problemas e, em seguida, refazer o planeamento considerando os novos resultados.
Nesta fase, há duas situações:
- Se o resultado esperado foi alcançado, pode servir como referência para outros processos e sectores da empresa ou outras unidades, por exemplo.
- Se o resultado ficou aquém da expectativa, ele deve ser analisado para que sejam encontradas novas soluções.
É importante dizer que o mercado é muito dinâmico, inovações tecnológicas são criadas a todo tempo e é muito difícil que um padrão que deu certo seja consolidado como definitivo. Mesmo se a estratégia deu certo, é provável que tenha algo a se melhorar, entrando novamente no ciclo PDCA.
Quais são os objetivos do PDCA?
O objetivo do PDCA é simplificar a rotina da gestão e facilitar a implantação de mudanças positivas. Para isso, trabalha a partir de alguns aspectos principais:
Resolução de problemas
O ciclo PDCA pode ser aplicado para solucionar qualquer tipo de problema numa organização, não apenas nas empresas, mas até em contextos pessoais.
Seu modelo de execução em quatro etapas permite planear uma solução que é continuamente checada, reduzindo ao máximo os impactos do problema inicial.
Tomada de decisões
Essa metodologia de trabalho se baseia em informações concretas e na checagem contínua de dados, o que melhora a tomada de decisão. Assim, os rumos do negócio são definidos a partir de análises completas e relevantes.
Além disso, os gestores estão sempre atentos a possíveis problemas, agindo de forma preventiva.
Inovação
O PDCA facilita a organização de novas ideias, permitindo a implantação de novas e inovadoras soluções para problemas do dia a dia.
Flexibilidade e agilidade
A partir do PDCA, as empresas conseguem-se adaptar mais rapidamente às constantes mudanças do mercado, desenvolvendo um perfil mais flexível e dinâmico – imprescindível para os negócios contemporâneos.
Melhoria da qualidade
O PDCA está diretamente relacionado à Gestão da Qualidade, promovendo a melhoria contínua em todos os processos da organização.
Quando utilizar PDCA?
O método pode ser usado em qualquer processo, para que a empresa esteja sempre em um ciclo de melhoria contínua, para implantar padrões e ganhos em eficiência.
Quanto mais repetições forem feitas, maior será o ganho em qualidade e melhor será a entrega ao cliente, ampliando a vantagem competitiva.
É possível utilizar o PDCA para:
- Gestão de rotina: padronizando os processos do dia a dia da empresa e definindo um nivelamento de qualidade para as atividades.
- Gestão para melhoria: que estabelece esse nível de qualidade, mas visa sempre uma nova adaptação às instabilidades externas, encontrando formas de se diferenciar e destacar no mercado.
Gestão de rotina
O PDCA ajuda a padronizar os processos do dia a dia da empresa e a definir um nivelamento de qualidade para as actividades. Por meio das 4 etapas da metodologia fica mais simples organizar todas as atividades, sempre com alta qualidade.
Dessa forma, o dia a dia se torna mais produtivo, há mais previsibilidade sobre os resultados, com proposição de metas melhor ajustadas à realidade da empresa. Além disso, fica mais fácil identificar constrangimentos e propor optimizações.
Melhoria contínua
O PDCA estabelece esse nível de qualidade, mas visa sempre uma nova adaptação às instabilidades externas, encontrando formas de se diferenciar e destacar no mercado. Assim, a empresa trabalha com vistas à melhoria contínua.
Gestão de stock
As mudanças constantes do mercado exigem das empresas um stock mais robusto e diversificado, o que também obriga a uma gestão mais complexa e organizada.
Com a metodologia PDCA é possível optimizar situações como reposição de stock e rotação de produtos em função das vendas, optimizando toda a logística da organização.
Agronegócio
O setor do agronegócio tem se beneficiado de novas tecnologias – mas, sozinhas, elas não garantem a excelência que esse mercado precisa.
Por meio do PDCA é possível planear as operações, compra de insumos, contratação de mão-de-obra e meta de produção. Esse planeamento deve ser executado de forma eficiente, com acompanhamento próximo de um gestor.
Ao final, é importante checar a qualidade da safra e implementar novas ações, caso seja necessário, garantindo mais qualidade na produção agrícola e nos produtos que chegam ao prato dos consumidores.
Educação
E nem só no contexto corporativo é possível ver os resultados dessa metodologia. O PDCA também pode ser aplicado aos estudos, sendo uma ferramenta para aprimorar a rotina.
Estabeleça suas metas de estudo e a metodologia de estudo, priorizando quais disciplinas devem ser estudadas e quais são os conteúdos iniciais, médios e especializados.
Estude as matérias definidas, coloque em prática o plano e registe o que está aprendendo. Lembre-se de analisar os resultados por meio de testes e de aprimorar continuamente essa rotina.
Quais são as boas práticas ao implementar um ciclo PDCA?
Para que o ciclo PDCA na empresa alcance melhores resultados, é importante seguir algumas boas práticas da implementação desse método.
Capacitação dos funcionários
Promova a capacitação das equipes, para que todos estejam alinhados ao novo modelo de trabalho. Essa é uma mudança na cultura organizacional e deve fazer parte das comunicações regulares e da forma de trabalho da empresa como um todo.
Recorrência de utilização do ciclo
O PDCA deve fazer parte da rotina da empresa e ser utilizado como método recorrente de melhoria. Como já dissemos, o método não é linear, mas circular e deve estar em constante utilização para promover os resultados esperados.
Recolha de resultados
Faça a recolha dos resultados a cada ciclo e avalie o desempenho da empresa. A partir dessa análise é possível propor novos pontos de organização e inovação.
Como o PDCA e o 5W2H podem funcionar juntos?
O 5W2H é um método que se baseia em perguntas e respostas para a execução das atividades:
- What: o que precisa ser feito?
- Why: por que a acção é necessária?
- Where: onde realizar a actividade?
- When: quando e com qual prazo?
- Who: quem executa?
- How: como será realizado?
- How much: quanto custa?
O PDCA e o 5W2H são complementares e podem ser implementados de forma conjunta, para potencializar os resultados.
Enquanto o PDCA é aplicado em processos que exigem mudança, o 5W2H funciona em situações que envolvam alguma ação.
Além disso, é possível integrar os dois métodos, já que os gestores podem usar as 7 perguntas já mencionadas neste tópico na fase de planeamento do PDCA, tornando essa metodologia ainda mais eficiente.
PDCA: Exemplos
Para que o significado de PDCA fique mais claro, podemos mostrar, de forma simplificada, um exemplo de problema resolvido com PDCA. Trata-se do desenvolvimento de uma nova embalagem de shampoo.
Ao identificar que os clientes não estão satisfeitos com a embalagem porque parte do produto é desperdiçada, a empresa de cosméticos poderia:
- Reunir a equipe de desenvolvimento de produtos, P&D e recolher as informações trazidas pela equipa de atendimento. Aí, planear uma nova embalagem que vá de encontro às expectativas dos clientes e evite o desperdício.
- Com um plano de acção definido, com prazos, metas e responsáveis, passa-se à produção de facto da embalagem.
- Com os dados recolhidos na fábrica, como valor de matéria-prima utilizada, tempo de produção e outros, a equipe controla o processo e verifica os resultados. Nesse momento, a nova embalagem é lançada e novos feedbacks são recolhidos junto dos clientes.
- Com todas as informações reunidas, analisa-se o desempenho e novas soluções são sugeridas para mais um aprimoramento, iniciando um próximo ciclo.
Tecnologia e PDCA
Já utilizado há muitos anos, o ciclo PDCA pode ser considerado a simplificação de várias outras metodologias que buscam melhoria contínua. É o caso do ciclo de melhoria contínua do BPM.
Uma empresa focada na Gestão de Processos de Negócio está constantemente e sucessivamente em planeamento, mapeamento, execução, documentação, monitoramento e refinamento dos seus processos. Poderíamos dizer que é um método PDCA mais complexo e pormenorizado.
Com o uso de um sistema de BPM (BPMS), é possível automatizar essas etapas e aplicar o método PDCA em toda a cadeia da empresa, optimizando os processos de ponta a ponta.
Um exemplo que envolve PDCA e tecnologia seria um plano de ação para reduzir o uso de papel pela empresa:
- Nesse caso, analisamos o problema e traçamos como plano de ação a implementação de um sistema de ECM (Gestão de Conteúdo) e é priorizado um processo para ser usado como início.
- Após definida a necessidade de um sistema ECM, inicia-se a etapa de implementação desse sistema.
- Após implementado, temos o uso do sistema com os processos que antes geravam um volume de papel, agora gerando dados no sistema, como, por exemplo, um processo de funil de vendas que termina em uma contratação e é gerado um contrato assinado. O contrato normalmente seria armazenado em uma pasta física, mas, com o sistema, já será armazenado automaticamente.
- Ao final do ciclo são analisados os resultados obtidos com a implementação do sistema, são vistas novas oportunidades em outros processos e também melhorias que podem ocorrer nesse.