GED é uma forma de concentrar em um mesmo sistema todas as informações do negócio, facilitando o acesso e tornando os dados mais seguros.
A sigla GED significa Gerenciamento ou Gestão Eletrônica de Documentos. Trata-se de um conjunto de sistemas tecnológicos que permite capturar, processar, armazenar, indexar, compartilhar e fazer backup de documentos e informações de uma empresa.
Sabe por que o GED pode ser tão importante para o crescimento do seu negócio?
Papéis, planilhas, documentos, contratos, contas e registros. Tudo isso desorganizado pode ser um verdadeiro atraso na rotina de uma empresa. Tanto para execução dos processos do dia a dia quanto para uma tomada de decisões mais assertiva e estratégica.
A boa notícia é que aquela conhecida burocracia pode ser eliminada com o GED. Mas é muito mais que isso.
Veja agora como funciona e quais os impactos que um gerenciador eletrônico de documentos pode causar na sua organização!
O que é um sistema GED?
Seja documentos impressos ou digitalizados, o GED é uma forma de concentrar em um mesmo sistema todas as informações do negócio, facilitando o acesso – que pode ser feito de qualquer lugar e tornando os dados mais seguros.
Mas qual a finalidade do GED? A maior vantagem é optimizar o dia a dia de trabalho, gerando um impacto na produtividade e eficiência. Vamos explicar melhor em baixo.
Para que serve a Gestão Eletrônica de Documentos?
O principal papel do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é permitir a transformação digital das empresas, no que tange à documentação.
Arquivos, contratos, dossiês, relatórios e papéis, de maneira geral, podem ser digitalizados partindo do ambiente físico para o digital e organizados com o GED.
Assim, eles ficam disponíveis para consulta a qualquer momento e facilmente.
Não só textos entram nessa lógica, mas documentos em diferentes formatos, como imagens, vídeos, gravações e outros, para centralizar todas as informações do negócio em um mesmo ambiente digital.
Para além do armazenamento e da organização dos arquivos, o GED é extremamente útil para reduzir a impressão de papel, o que é essencial para empresas ambientalmente responsáveis.
É interessante dizer que não só os documentos físicos podem ser geridos, mas também os arquivos que já foram criados em ambiente digital. Afinal, à medida que as tecnologias integram o dia a dia das empresas, a tendência é que os processos sejam executados totalmente em espaço web.
Entenda que, com o GED, é possível administrar o fluxo de documentos de processos concluídos, para arquivo e memória, mas também processos em andamento. Isso contribui para uma maior fluidez no desenvolvimento das actividades, em tempo real.
Qual é a importância da gestão de documentos?
A gestão de documentos é um importante passo na Gestão do Conhecimento do negócio. Com dados reunidos e transparentes, é possível controlar a execução de processos, mensurar resultados e projetar melhorias. Assim, a tomada de decisões na gestão é feita com base em informações organizadas.
Podemos destacar uma gama de benefícios que, em conjunto, conseguem optimizar diversos processos na organização:
GED é uma forma de concentrar em um mesmo sistema todas as informações do negócio, facilitando o acesso e tornando os dados mais seguros.
A sigla GED significa Gerenciamento ou Gestão Eletrônica de Documentos. Trata-se de um conjunto de sistemas tecnológicos que permite capturar, processar, armazenar, indexar, compartilhar e fazer backup de documentos e informações de uma empresa.
Sabe por que o GED pode ser tão importante para o crescimento do seu negócio?
Papéis, planilhas, documentos, contratos, contas e registros. Tudo isso desorganizado pode ser um verdadeiro atraso na rotina de uma empresa. Tanto para execução dos processos do dia a dia quanto para uma tomada de decisões mais assertiva e estratégica.
A boa notícia é que aquela conhecida burocracia pode ser eliminada com o GED. Mas é muito mais que isso.
Veja agora como funciona e quais os impactos que um gerenciador eletrônico de documentos pode causar na sua organização!
O que é um sistema GED?
Seja documentos impressos ou digitalizados, o GED é uma forma de concentrar em um mesmo sistema todas as informações do negócio, facilitando o acesso – que pode ser feito de qualquer lugar e tornando os dados mais seguros.
Mas qual a finalidade do GED? A maior vantagem é optimizar o dia a dia de trabalho, gerando um impacto na produtividade e eficiência. Vamos explicar melhor em baixo.
Para que serve a Gestão Eletrônica de Documentos?
O principal papel do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é permitir a transformação digital das empresas, no que tange à documentação.
Arquivos, contratos, dossiês, relatórios e papéis, de maneira geral, podem ser digitalizados partindo do ambiente físico para o digital e organizados com o GED.
Assim, eles ficam disponíveis para consulta a qualquer momento e facilmente.
Não só textos entram nessa lógica, mas documentos em diferentes formatos, como imagens, vídeos, gravações e outros, para centralizar todas as informações do negócio em um mesmo ambiente digital.
Para além do armazenamento e da organização dos arquivos, o GED é extremamente útil para reduzir a impressão de papel, o que é essencial para empresas ambientalmente responsáveis.
É interessante dizer que não só os documentos físicos podem ser geridos, mas também os arquivos que já foram criados em ambiente digital. Afinal, à medida que as tecnologias integram o dia a dia das empresas, a tendência é que os processos sejam executados totalmente em espaço web.
Entenda que, com o GED, é possível administrar o fluxo de documentos de processos concluídos, para arquivo e memória, mas também processos em andamento. Isso contribui para uma maior fluidez no desenvolvimento das actividades, em tempo real.
Qual é a importância da gestão de documentos?
A gestão de documentos é um importante passo na Gestão do Conhecimento do negócio. Com dados reunidos e transparentes, é possível controlar a execução de processos, mensurar resultados e projetar melhorias. Assim, a tomada de decisões na gestão é feita com base em informações organizadas.
Podemos destacar uma gama de benefícios que, em conjunto, conseguem optimizar diversos processos na organização:
Redução de gastos
Uma das principais vantagens competitivas provocadas pelo GED é agilizar o andamento de trabalhos, por meio da economia de tempo, custos com cópias e recursos humanos.
Imagine a cada processo de compra você precisar resgatar papéis com dados das últimas compras do cliente, registos de seus interesses, formas de pagamento ou contratos.
Redução de espaços
Armazenar os documentos de forma eletrônica também é fundamental para economizar espaço com arquivos infinitos de papéis e cópias.
Preservação da memória da empresa
Os documentos ficarão armazenados eletronicamente, de forma a preservar o patrimônio da empresa ao longo do tempo. Com o GED é possível controlar versões de documentos editados, guardando sua memória e facilitando auditorias.
Recuperação de documentos
Documentos perdidos ou danificados podem ser o terror de vários setores de uma empresa. Ao gerir os seus documentos segundo os conceitos do GED, os contratos, as facturas e relatórios poderão ser guardadas em locais predefinidos e seguros. Além disso, é possível pesquisar pelo documento para localizá-lo mais facilmente.
Gestão à vista
Com o GED é possível manter a transparência das informações para toda a empresa, fornecedores e clientes, ao disponibilizar os documentos na web.
Entre outras vantagens como poder acompanhar o andamento dos processos em tempo real, a gestão à vista permite o monitoramento dos dados e das métricas aplicadas sobre os processos.
O atendimento ao cliente, por exemplo, pode ser feito de forma mais rápida, uma vez que os dados necessários para resposta estarão automatizados e à vista. Basta pesquisar por palavras-chave, hastag que se encontra as informações inerentes aos documentos.
Mais segurança para os seus dados
A gestão de documentos também é essencial para garantir a segurança e confidencialidade dos dados da empresa. Ao serem digitalizados, o responsável pode definir permissões de acessos aos documentos e permitir para apenas os envolvidos.
Sustentabilidade
Século 21 e você há de convir que não dá mais para imprimirmos um monte de papéis para que sejam descartados futuramente no meio ambiente. Apesar de ser um material reciclável, o processo em Angola é insuficiente e apenas 25% do papel que utilizamos é reciclado.
Um sistema de GED visa ao armazenamento de documentos em ambiente digital e sua distribuição também eletrônica. Assim, se vários setores da empresa necessitam de um mesmo documento, por exemplo, não há motivo para imprimi-lo diversas vezes.
Gestão à distância
O mundo está cada vez mais digital, global e não faz mais sentido ter apenas documentos físicos em uma empresa. Imagine em março de 2020, quando se iniciou a pandemia da Covid-19 em Angola, se as equipes não tivessem acesso às pastas de contratos, facturas e outros documentos. Toda a operação poderia ficar comprometida, certo?
O GED permite fazer toda a gestão dos arquivos à distância, principalmente se integrado a um sistema em nuvem, como um BPMS.
Controle de acesso a utilizadores
Com a Gestão Eletrônica de Documentos também é possível controlar as permissões de acesso às pastas e aos arquivos. Essa autorização controlada que pode ser de todo o documento ou apenas parte dele dá muito mais segurança às informações.
Os documentos também podem ser assinados digitalmente, o que é fundamental para arquivos financeiros, jurídicos e de advocacia.
E como funciona o sistema GED?
Como falamos, o sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de tecnologias que permitem uma gestão completa dos documentos. Em geral, é composto por diversas ferramentas, como:
- OCR: com o Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), o sistema GED consegue digitalizar (scanear) os documentos e reconhecer as letras e palavras mesmo em um arquivo em imagem. Assim, torna-se possível fazer buscas por palavras-chave, localizar informações específicas e recortar partes do documento para utilizá-las em outro.
Algumas Vantagens do OCR
- ICR e IHR: seguindo a mesma ideia do OCR, o Reconhecimento Inteligente de Letra em Fôrma (ICR) e o Reconhecimento Inteligente de Letra Cursiva (IHR) distinguem os caracteres de documentos escritos à mão.
- DI: com o Processamento de Imagens para Documento (DI), o scanner consegue identificar, armazenar e visualizar as imagens de um documento, tornando-as digitais por meio de um mapa de bits.
- RM: o sistema também permite a Gestão de Registros ou Gestão de Documentos (Document Management), que faz a gestão a longo prazo dos documentos físicos e digitais, controlando seu ciclo de vida, desde a criação até ao arquivo permanente ou destruição.
- COLD/ERM: com o Enterprise Report Management é possível fazer a formatação, indexação e compactação de relatórios, inventários, faturas e outros conteúdos, permitindo a libertação de espaço e facilitando a busca por informações.
Com a rejunção destas diversas funcionalidades, o GED permite a gestão do conhecimento nas empresas, organizando, digitalizando e distribuindo os documentos. A tecnologia ainda permite que o acesso ao documento seja feito mesmo offline e sem a necessidade de fazer download.
Quais as diferenças entre ECM e GED?
Quem já ouviu falar em GED ou DMS (Document Management System), provavelmente também deve conhecer o ECM. Mas os dois não são iguais.
Enquanto o GED é um conjunto de tecnologias desenvolvidas para facilitar e optimizar o processo de administração de documentos no meio digital, o ECM segundo o AIIM (The Association for Intelligent Information Management) é o conjunto de tecnologias usadas para gerir o ciclo de vida da informação não estruturada, passando pelas fases de:
- criação ou captura
- armazenamento
- controle de versão
- indexação
- gerenciamento
- limpeza
- distribuição
- publicação
- pesquisa e arquivo.
É importante destacar ainda que o ECM relaciona todos os conteúdos com os processos de negócios.
Assim, é possível dizer que o Enterprise Content Management (ECM) é a evolução do sistema GED. Além da gestão e organização de documentos, com o ECM também é possível fazer toda a gestão de informações da empresa, de forma estruturada, o que permite maior rastreabilidade dos dados ao fazer a gestão dos relacionamentos existentes entre eles.
Para poder entender melhor, podemos citar que com o ECM é possível modelar e armazenar todas as informações dos colaboradores da empresa, por exemplo. E, a partir daí, relacioná-las com outros dados registados, como documentos (foto, contratos, folhas de pagamento), projetos em que trabalharam, seus líderes e subordinados etc. Estes dados ficarão submetidos às corretas permissões de acesso e edição, é claro.
Toda essa estrutura de dados e documentos mantida torna-se ainda mais poderosa se o ECM contar com ferramentas de Gestão de Processos de Negócio (BPM) e gestão do fluxo de trabalho o que nem sempre acontece, mas que se configura como um grande diferencial. Mais do que facilitar o acesso aos dados, com o ECM é possível inseri-los nos processos e, assim, optimizá-los.
BPMS: partindo para uma gestão mais completa…
Enquanto o GED faz uma gestão mais pontual dos conteúdos da organização, a Gestão por Processos tem o objetivo de fazer uma gestão completa, que abrange todas as áreas e atividades do negócio, de ponta a ponta.
Ter um Sistema de Gestão de Processos de Negócio (BPMS) com a gestão eletrônica de documentos nativa na ferramenta permite fazer essa gestão de forma muito mais inteligente.
O BPMS é a ferramenta que permite fazer toda a gestão dos processos, de forma automatizada. Todo o fluxo de trabalho pode ser mapeado, desenhado, executado, analisado e optimizado em tempo real, ampliando a produtividade e a qualidade das entregas ao cliente.
Em cada processo de um negócio, existem inúmeros documentos inerentes e o BPMS com GED integrado permite que esse conhecimento pertencente ao processo seja documentado, visualizado e compartilhado entre os envolvidos. Cria-se uma base de informações que poderá apoiar a tomada de decisões referente aos processos.
Além dos arquivos propriamente ditos, o sistema permite integrar os dados oriundos dos documentos na execução de processos, permitindo criar automações mais avançadas.
Um exemplo disso é que, com o BPMS, o requerente pode armazenar o documento no sistema, realizar o OCR automaticamente e verificar se o documento anexado possui os dados necessários. Ou, ainda, fazer buscas rápidas pela base de contratos referentes a um cliente para encontrar soluções que gerem mais valor a ele.
Ficou interessado em ter um sistema BPMS em sua organização? Então, conheça mais e saiba como fazer a implantação de BPMS!
E mais integrada!
E para amplificar a integração da gestão, é interessante que se tenha outras soluções incorporadas ao BPMS, não apenas o GED. Com o Analytics, por exemplo, todos os dados recolhidos de processos e armazenados no sistema podem ser processados e analisados em forma de gráficos e outras representações visuais.
Quando a gestão tem acesso a essas representações em tempo real, pode ter insights importantes para a tomada de decisão, com máxima velocidade, o que é fundamental para se adaptar a um mercado tão dinâmico como o atual.
Com um CRM, os dados de clientes capturados pelo GED podem ser decisivos para um bom relacionamento com o consumidor, para gerar vendas mais assertivas e um pós-venda mais customizado.